Hoe één fout met bedrijfsfietsen je bedrijf geld kan kosten
Je geeft je medewerkers een fiets of speed pedelec. Lekker duurzaam, goed voor het imago van je bedrijf in Gent of Hasselt. Iedereen tevreden… toch? Helaas, als je als werkgever niet weet wat de fiscus verwacht, kan het je duur komen te staan. Zeker nu de regels weer zijn aangepast.
Wat moet jij als werkgever regelen?
Geef je een bedrijfsfiets of fietsvergoeding? Dan zijn er strikte spelregels. De FOD Financiën heeft ze zwart op wit gezet. Maak hier geen fouten, want bij controle volgt meteen een naheffing – en dat wil je vermijden.
Hier is wat je als werkgever absoluut moet doen:
- Registreer alles goed. Vermeld de fietsvergoeding én het voordeel van de bedrijfsfiets altijd op de juiste fiscale fiche van je werknemer. Vergeet geen details zoals onderhoud en verzekering.
- Check het plafond. De fietsvergoeding is tot € 3.610 per jaar (of € 0,36/km) belastingvrij voor woon-werkverkeer. Boven dat bedrag wordt het wél belast.
- Vraag na of werknemers kiezen voor forfaitaire beroepskosten. Alleen dan genieten ze van volledige vrijstelling. Gaan ze voor werkelijke kosten? Dan moeten ze belasting betalen op beide voordelen.
- Communiceer helder. Leg je werknemers uit wat hun opties zijn. Stuur gerust een mail rond of geef een korte uitleg tijdens het teamoverleg. Zo voorkom je misverstanden en discussies achteraf.
- Let op bij dienstverplaatsingen. Het maximale bedrag geldt niet voor kilometers die werknemers maken voor werkdoeleinden buiten woon-werkverkeer. Daar gelden aparte regels.
Wat gebeurt er als je het vergeet?
Maak je een fout met de fiscale fiche of het plafond? Dan riskeer je niet alleen een boete, maar kunnen je werknemers plots extra belasting moeten betalen. Dat zorgt voor frustratie op de werkvloer en gedoe met personeelszaken.
Denk maar aan bedrijven langs de Leie in Kortrijk waar fietsende medewerkers zich plots blauw schrokken van de aanslag. Of aan die kmo in Antwerpen die alles goed dacht te doen, maar alsnog brieven kreeg van de fiscus.
Slimme tips voor werkgevers in Vlaanderen
- Werk samen met een sociaal secretariaat. Die weten exact hoe je alles moet registreren.
- Vraag je accountant om een korte check van de fiches vóór je de aangifte doet.
- Zet het onderwerp fietsvergoeding elk voorjaar standaard op de agenda van je HR-team.
