Bedrijven moeten zich haasten: nieuwe verplichte fasen starten in 2027 en 2028 en veel praktische vragen blijven open voor kmo’s en werkgevers.
Het mobiliteitsbudget dreigt een administratieve tijger te worden. Vanaf 1 januari 2027 geldt het mobiliteitsbudget voor ondernemingen met meer dan 50 werknemers die al minstens 36 maanden één of meer bedrijfswagens aanbieden. Vanaf 1 januari 2028 wordt die verplichting uitgebreid naar ondernemingen vanaf 15 werknemers. De termijnen laten weinig voorbereidingstijd voor een werkbare invulling.
Feiten: wat verandert precies
De invoering gebeurt in twee fasen: 1/1/2027 voor ondernemingen met meer dan 50 werknemers en 1/1/2028 voor ondernemingen vanaf 15 werknemers. De regeling omvat klassieke bedrijfswagens en sluit salarisruilwagens uit. Er gelden regels rond terugbetaling van huisvestingskosten die in de praktijk ongelijk toegankelijk blijken voor verschillende werknemers.
Gevolgen voor administratie en kostprijs
De verplichte uitbreiding verhoogt de administratieve druk. Uit een enquête van PwC blijkt dat veel bedrijven het systeem ervaren als tijd- en middelenintensief. De berekening van de Total Cost of Ownership (TCO) leidt tot extra complexiteit: meer dan 80% van de onderzochte ondernemingen gebruikt een forfaitaire TCO-berekening en ongeveer 75% werkt met een referentievoertuig in plaats van individuele berekeningen. Om het proces beheersbaar te houden, gaan veel bedrijven extra digitale tools of betaalde apps inzetten, wat de kosten en administratieve lasten verder opdrijft.
Wie merkt het het snelst?
De veranderingen raken in de eerste plaats werkgevers met een wagenpark en bedrijven die medewerkers bedrijfswagens aanbieden. Vooral ondernemingen die aan de drempelwaarden (50 en 15 werknemers) zitten, HR- en fleetmanagers en financiële diensten zullen extra werk krijgen. Ook werknemers kunnen verschil merken: er is bezorgdheid over ongelijkheid bij terugbetalingen en wie van welke voordelen kan genieten.
Concrete acties voor ondernemers
- Breng uw personeelsaantal en wagenpark in kaart en controleer of u binnen de drempelwaarden valt voor 2027 of 2028.
- Beslis hoe u de TCO gaat berekenen: overweeg de forfaitaire methode of het gebruik van een referentievoertuig wanneer dat praktischer blijkt.
- Maak een kostenraming voor digitale tools of apps die nodig zijn voor beheer en communicatie van het mobiliteitsbudget.
- Herbekijk vergoedingsregels voor huisvestingskosten en toets die op gelijkheid tussen medewerkers; documenteer criteria en uitzonderingen helder.
- Plan tijdig communicatie en opleiding voor HR en medewerkers zodat de overgang naar het mobiliteitsbudget begrijpelijk blijft.
- Volg verdere vereenvoudigingsinspanningen op beleidsniveau en afstemming met sectororganisaties; er is een oproep om vóór de uitbreiding administratieve vereenvoudigingen door te voeren.
Het mobiliteitsbudget kan duurzame verplaatsingen stimuleren, maar de regeling moet voor werkgevers uitvoerbaar en voor werknemers begrijpelijk blijven. Zonder vereenvoudiging loopt het systeem het risico te verzanden in extra administratie en kosten.
