KMO-IMPACT: ACTIE NODIG — voor werkgevers die in het Vlaams Gewest personeel van buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland aanwerven of een gecombineerde vergunning hernieuwen. Wie dat niet of zelden doet, hoeft de procedure niet aan te passen.
Vanaf dinsdag 1 september 2026 betaalt u 180 euro extra per aanvraag tot gecombineerde vergunning. Die kost geldt bij een eerste dossier én bij elke hernieuwing. Betaalt u niet binnen vijftien dagen na het indienen, dan zet de Vlaamse overheid de aanvraag stop.
De 180 euro vergoedt de administratieve behandeling van de toelating tot arbeid bij de Vlaamse overheid. U betaalt per dossier. Op 1 januari van elk jaar wordt het bedrag geïndexeerd.
De heffing geldt niet als u een arbeidskaart aanvraagt. Volgens Agoria dekt zo’n kaart tewerkstelling tot hoogstens 90 dagen. Voor de gecombineerde vergunning is de Vlaamse som wél verschuldigd.
U blijft ook de federale kost voor het verblijfsluik verschuldigd. Volgens Agoria bedraagt die bij Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) momenteel 152 euro, en alleen bij een eerste gecombineerde vergunning, niet bij een hernieuwing. De Vlaamse 180 euro komt daar bovenop en blijft wél verschuldigd bij hernieuwingen. U betaalt twee keer: één keer federaal voor het verblijf, één keer Vlaams voor het arbeidsluik.
Agoria laat weten dat het Brussels Gewest een vergelijkbare heffing zou invoeren, mogelijk begin 2027. Dat is koepelinformatie, geen vastgelegde Brusselse datum.
Dien in, betaal, of het dossier valt stil
De aanvraag loopt via het Uniek Loket. Vul het formulier volledig in en laad de stukken op. Een tussentijdse kopie is nog geen indiening. Pas na ‘Verzenden’ én de bevestiging geldt de aanvraag als ingediend.
Na het indienen krijgt u een dossiernummer. Is het een Vlaams dossier, dan volgt automatisch een verzoek tot betaling. De status wordt ‘Retributie verschuldigd aan Vlaanderen – te betalen’. Onder de drie puntjes kiest u ‘Betalen’. Lukt de transactie, dan wijzigt de status naar ‘Nieuw ingediend’ en gaat het dossier naar de Vlaamse dienst.
In het Uniek Loket betaalt u via Worldline. Toegelaten zijn Bancontact of Maestro, Visa, Mastercard en een digitale overschrijving vanuit uw eigen bankomgeving. Andere kanalen worden geweigerd. Kiest u de digitale overschrijving, dan opent uw bank automatisch met de gegevens al ingevuld. Er komt geen afzonderlijk rekeningnummer.
U hebt vijftien dagen na het indienen om te betalen. Doet u dat niet, dan wordt de aanvraag vanzelf stopgezet, zonder verder gevolg. Betaalt u niet meteen maar wél binnen die termijn, dan blijft de oorspronkelijke indieningsdatum staan.
Zonder betaling is het dossier niet ontvankelijk. De behandelingstermijn start pas wanneer het dossier compleet is en de som betaald en verwerkt is. Tot het geld binnen is, wordt niets doorgestuurd naar de Dienst Economische Migratie.
Wat betekent dit voor uw bedrijf?
Voor wie: werkgevers in het Vlaams Gewest die iemand aanwerven of een gecombineerde vergunning hernieuwen voor een werknemer die niet uit de EER komt en geen Zwitser is. Arbeidskaarten vallen erbuiten.
Vanaf wanneer: dinsdag 1 september 2026.
Financiële impact: 180 euro per aanvraag, elk jaar op 1 januari geïndexeerd. Die som komt bovenop de federale 152 euro (Agoria, enkel bij een eerste aanvraag). Bij hernieuwing: de Vlaamse 180 euro extra; de 152 euro van DVZ volgens Agoria niet.
Wat moet u doen: plan 180 euro in bij elke eerste aanvraag én elke hernieuwing. Dien pas in als de stukken klaar zijn. Betaal meteen of binnen vijftien dagen via het Uniek Loket. Breng HR of uw sociaal secretariaat op de hoogte.
Deadline: inwerkingtreding op dinsdag 1 september 2026. Per dossier: vijftien dagen na indiening om te betalen.
Nog niet duidelijk: of Brussel volgt. Agoria noemt een vergelijkbare heffing, mogelijk begin 2027, zonder harde datum van het gewest.
