KMO-IMPACT: ACTIE NODIG
Werkgevers kunnen vanaf dinsdag 1 september 2026 maximaal 164,21 euro per maand als forfaitaire kantoorvergoeding toekennen aan werknemers die structureel thuiswerken. Tot en met augustus bedroeg het plafond 160,99 euro. De verhoging gebeurt niet automatisch: een werkgever mag minder betalen en moet zijn eigen regeling, afspraken en loonverwerking controleren.
Equivalent van één werkdag per week
De RSZ aanvaardt het forfait voor werk dat een werknemer in zijn privéwoning uitvoert, terwijl datzelfde werk ook op de bedrijfsvloer mogelijk is. Het thuiswerk gebeurt op gewone werkdagen en binnen de normale werkuren.
Structureel en regelmatig betekent het equivalent van één werkdag per week. Dat kan bijvoorbeeld één volledige dag per week zijn, twee halve dagen, dagelijks twee uur in een vijfdagenweek of één week per maand. Dezelfde grens geldt voor voltijdse en deeltijdse werknemers.
Het bedrag van 164,21 euro is een maximum. Een onderneming kan dus een lager bedrag vastleggen. Verplichte vermindering voor een deeltijdse werknemer is er niet, zolang die werknemer aan de thuiswerkvoorwaarde voldoet.
Geen dubbele vergoeding voor dezelfde kosten
Een kostenvergoeding is geen vrijbrief om een vast bedrag zonder onderbouw toe te kennen. De werkgever moet kunnen aantonen dat de regeling past bij de functie en de werkomstandigheden. Daarvoor kunnen onder meer het arbeidsreglement, een dienstnota of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst dienen. De werknemer moet de bedoelde kantoorkosten werkelijk maken.
Dezelfde uitgave mag niet twee keer worden terugbetaald. Een onderneming die bepaalde thuiswerkkosten al rechtstreeks betaalt, kijkt daarom na of het forfait nog volledig verdedigbaar is. Wie hogere werkelijke kosten wil vergoeden, moet die kosten voor de volledige betrokken post bewijzen en kan voor diezelfde post niet tegelijk met het forfait werken.
Aanvullende bedragen voor internet en computer
Naast de kantoorvergoeding kan maximaal 20 euro per maand worden betaald voor professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting. Voor een privécomputer met randapparatuur geldt eveneens maximaal 20 euro per maand. Gebruikt de werknemer geen privécomputer, dan kan voor een eigen tweede scherm en/of printer-scanner maximaal 5 euro per toestel en 10 euro samen per maand worden toegepast, gedurende maximaal drie jaar.
Wat betekent dit voor uw bedrijf?
Voor wie: werkgevers met werknemers die structureel het equivalent van minstens één dag per week thuiswerken.
Vanaf wanneer: dinsdag 1 september 2026.
Financiële impact: maximaal 164,21 euro per maand aan kantoorvergoeding; bijkomende forfaits zijn mogelijk onder hun eigen voorwaarden.
Wat moet u doen: beslis of het bedrag wijzigt, controleer schriftelijke afspraken en payroll, en vermijd dat dezelfde kost dubbel wordt terugbetaald.
Nog niet duidelijk: of uw onderneming het maximumbedrag contractueel of via interne afspraken automatisch volgt, hangt af van uw bestaande regeling.
